Il documento più antico, presente nell’archivio di Cupra Marittima, risale al 1365. Il materiale archivistico del Comune è stato, infatti, censito e ordinato da due archivisti professionisti: Emanuela Sciarresi e Giuseppe Merlini entrambi laureati in Scienze e conservazione dei beni culturali ad indirizzo archivistico che hanno da poco concluso un tirocinio presso l’ente. I due giovani, infatti, stanno frequentando un corso di ‘Archivista conservatore’ presso il Centro locale per la formazione di Ascoli Piceno che prevede uno stage di due mesi presso un archivio storico. Il Comune di Cupra Marittima ha accolto con entusiasmo l’arrivo dei due esperti.

L’archivio storico della cittadina al momento è diviso in tre diversi luoghi: il Comune, la scuola e il museo; solo con la ristrutturazione dell’edificio comunale potrà essere riunito e situato in un locale adeguato al primo piano. Emanuela Sciarresi e Giuseppe Merlini, a conclusione dell’esperienza presso il Comune di Cupra Marittima, hanno sottolineato l’importanza dei documenti d’archivio: ‘’Nelle nostre zone, purtroppo, non è stato ancora adeguatamente rivalutato il materiale archivistico che, peraltro ha un’importanza storica pari al reperto archeologico’’. I due archivisti hanno individuato e rintracciato tutte le serie archivistiche che compongono i diversi fondi che sono: quello del Comune di Cupra Marittima, di Marano e di Sant’Andrea, un fondo pergamenaceo oltre a documentazione prodotta da enti di assistenza e beneficenza: Dotalizio Caffarini, Ospedale e Istituto Ciccarelli.

Eca (già Congregazione di carità), Ricovero, Giardino per l’infanzia. ‘’Sono stati visitati, pre-ordinati, puliti e sistemati – hanno affermato Sciarresi e Merlini – tutti i depositi ospitanti la documentazione sedimentata all’interno della realtà comunale. Il documento più antico è una pergamena del 1365; vi sono, inoltre, mappe catastali e topografiche, documentazione che si riferisce a lavori edilizi, registri (di protocollo, libri mastri, di delibere, di popolazione, bilanci preventivi, del conto consuntivo delle entrate e delle spese, dei certificati rilasciati, atti del messo di conciliazione), atti del commercio, ragioneria, anagrafe, stato civile, istruzione, polizia urbana, finanze, sanità e igiene, sicurezza pubblica, amministrazione, leva e truppe, grazia e giustizia e lavori pubblici.

La documentazione occupa 370 metri lineari per un totale di oltre 3500 pezzi archivistici, ventuno scatoloni, due casse di legno e molte carte sciolte. Per il futuro – hanno concluso i due archivisti – ci si auspica di intervenire sull’archivio storico, al fine di renderlo definitivamente fruibile, provvedendo a riordinarlo e a inventariarlo secondo gli standard internazionali condivisi dalla comunità archivistica; inoltre si spera di intervenire anche sulla documentazione dell’ultimo quarantennio, l’archivio di deposito’’.