Da febbraio a novembre 2007 sono stati fatti passi da gigante nella promozione del Piceno nel congressuale. Il progetto si basava sul fatto che il territorio non fosse sufficientemente conosciuto nel settore e questa lacuna determinasse la preclusione a qualsiasi sviluppo del turismo legato all'organizzazione di eventi.

L'altra convinzione era quella che il mercato fosse disponibile ad accogliere l'offerta congressuale picena, destinazione che riesce ad offrire servizi di alta qualità per eventi con un massimo di 300 partecipanti. Inoltre il cavallo di battaglia, che secondo il progetto avrebbe fatto guadagnare quota di mercato al Piceno, è costituito dalle sue eccellenze.

La ricchezza del territorio sicuramente riveste un ruolo decisivo per creare un alto grado di desiderabilità e questo risulta chiaro se si conoscono i meccanismi con cui viene scelta una destinazione congressuale, per attrarre l'attenzione degli organizzatori di eventi e dei partecipanti:

- il territorio deve possedere attrattive turistiche, culturali, enogastronomiche e naturalistiche;
- raggiungibilità (esistenza di una adeguata rete di collegamenti stradali, aerei e ferroviari;
- disponibilità di strutture ricettive di buona qualità, di contenitori congressuali interni e/o esterni alle strutture e di eventuali strutture fieristiche;
- collaborazione delle istituzioni.
I fattori complementari che si aggiungono ai primi sono:
- livello dei prezzi; a parità delle altre condizioni dettate dai fattori essenziali, gli organizzatori di riunioni favoriscono località meno care, in questo caso le città di provincia risultano vincenti rispetto ai grandi centri urbani;
- presenza di risorse umane competenti; gli aspetti funzionali connessi alla pianificazione e allo svolgimento delle riunioni esigono la presenza nel luogo di operatori qualificati (PCO, DMC, personale multilingue, ecc.).

È evidente che il territorio possiede queste caratteristiche e ciò spiega il successo di Piceno Congressi, che in pochi mesi è riuscito ad avere consensi dagli operatori di settore e dagli addetti ai lavori nel mondo editoriale, avviando un circuito virtuoso comunicazione-visibilità che ora necessità di essere nutrito con altri interventi in futuro.

In breve, il progetto prevedeva interventi diversi e da sviluppare in un arco di tempo limitato, pianificati secondo una divisione in macroaree: interventi outdoor, rivolti agli operatori di settore per far conoscere all'esterno il territorio piceno, in quanto sede di eventi (fiera Imex a Francoforte e BTC International a Roma); interventi indoor, rivolti ai compratori ed alla stampa di settore invitandoli nel Piceno per far conoscere il territorio e le sue eccellenze, aiutandoli a diffondere questa conoscenza (press tour ed educational business tour); interventi di comunicazione integrata e media relations, area che si è occupata della comunicazione del progetto in maniera oculata ed efficace, differenziando la produzione comunicativa, l'informazione e la campagna stampa per presentare, promuovere e far conoscere Piceno Congressi.

I risultati conseguiti possono schematicamente essere presentati come segue.

Interventi outdoor:
Durante lo svolgimento delle fiere, Imex (17-19 aprile) e BTC (8 e 9 novembre), sono stati accolti allo stand di Piceno Congressi una serie di buyer contattati prima della fiera secondo un sistema di appuntamenti prefissati, caratteristico del mondo fieristico congressuale.
I settori di appartenenza dei buyer sono svariati: elettronico, farmaceutico-medico-chimico, alimentare, profumeria-cosmesi, finanziario-assicurativo-bancario etc. Il genere di eventi considerati sono, convention aziendali, lanci di nuovi prodotti, viaggi incentive, fiere-mostre.
L'indice di un reale successo è dato dal fatto che sono arrivate richieste concrete per organizzare eventi del Piceno; uno su tutti la richiesta di una conferenza mondiale nel 2009 per il cinquantesimo anniversario dell'Istituto Italiano di Navigazione a San Benedetto del Tronto.

Le schede tecniche compilate dai buyer allo stand è stato confermato che c'è spazio nel mercato congressuale per eventi fino a 300 persone e i tipi di strutture maggiormente richiesti sono gli hotel, le dimore storiche, i teatri e i palazzi storici, mentre per i grandi eventi rimane inalterata la richiesta di palacongressi o strutture adatte ai grandi numeri. E tutto questo il Piceno può offrirlo.

Interventi indoor:
Con il press tour (30, 31 e 1 aprile) il risultato è stato raggiunto: mostrare il Piceno a chi non lo conosceva e, tramite gli articoli pubblicati sulle testate di riferimento nel settore, questa conoscenza si è espansa. Sono stati dunque tanti quelli che hanno avuto modo di approcciare il Piceno, anche se a mezzo stampa.
Un altro risultato del press tour è dato dal fatto che l'ufficio stampa è stato contattato per poter arrivare ad altre realtà che sono gioielli del territorio, come il Caffè Meletti o Villa Seghetti Panichi.

Da questo intervento si è ottenuta la valutazione del territorio da parte dei redattori ospitati: l'attrattiva del Piceno è alta e le eccellenze sono state apprezzate, in particolare quelle enogastronomiche. Le sedi congressuali visitate sono state valutate positivamente e questo si è riscontrato anche dal fatto che le pubblicazioni di pezzi sul Piceno sono diverse.

Con l'educational business tour (24-27 maggio) sono stati ospitati meeting planner aziendali, PCO e incentive house, realtà diverse del mercato congressuale invitate secondo un'analisi preventiva.
La quasi totalità degli intervenuti non conosceva il Piceno e non aveva mai organizzato un evento in zona. Tutti sono stati concordi nell'affermare che, in base all'esperienza dell'educational, organizzerebbero un evento nel Piceno e, visto il programma intenso del tour e il poco tempo a disposizione, hanno richiesto la possibilità di partecipare ad altri eventi simili per approfondire la conoscenza del territorio.

Interventi di comunicazione e media relations
La prima conferma del successo ottenuto in termini di immagine e di visibilità per Piceno Congressi è data dal numero di pezzi pubblicati su Piceno Congressi - e sono molti - non contemplati fra gli "acquisti" del progetto e ci si riferisce ai periodici di settore che hanno costi molto alti: il confronto fra piano di comunicazione e rassegna stampa lo testimonia.
Si aggiunge il fatto che è stata accettata la proposta di distribuire il depliant del progetto in allegato ai periodici Meeting&Congressi e .IT Magazine. Sempre Meeting&Congressi ha dedicato un banner al progetto sul sito internet e così pure la testata LinkBTC. Convegni, nella sua edizione on line, ha parlato ancora di Piceno Congressi e così FairsTV, un'emittente che si occupa del settore fieristico. Si è presentata anche l'occasione di essere presenti alla fiera EIBTM di Barcellona, perché Piceno Congressi verrà inserito nel catalogo dell'Associazione URAM - Confcommercio che presenzierà alla manifestazione spagnola.

Nel lungo periodo la Fondazione Carisap avrà modo di avere dati aggiuntivi consultando CCIAA, Regione Marche, Provincia di Ascoli Piceno, consultando gli indici di variazione delle presenze turistiche legate all'organizzazione di eventi nel territorio.
Per il post congress e per lo svolgimento dello stesso evento, di qualsiasi natura sia, avere sempre a disposizione arte, cultura, natura e buon cibo risulta essere l'arma vincente. La qualità della vita, sebbene lavorativa, raggiunge un livello superiore e fa pendere l'ago della bilancia verso le destinazioni che posseggono certe caratteristiche, come il Piceno.

Infine, ma sicuramente determinante, è il rapporto qualità-prezzo. Il fatto che nel Piceno si riesca ad avere professionalità e prodotti di alto livello con un costo relativamente contenuto viene senza dubbio considerato un vantaggio: l'obiettivo è raggiunto, ossia fare ottima figura e tenere d'occhio il budget.

I partner del progetto: Regione Marche, Provincia di Ascoli Piceno, CCIAA e Confcommercio di Ascoli Piceno, Comuni di Ascoli Piceno, San Benedetto del Tronto, Grottammare, Acquaviva Picena, Offida, Ripatransone e Roccafluvione.