Tra gli scopi del Sistema, rientra l'organizzazione e la gestione dei servizi culturali, biblioteconomici e archivistici delle Biblioteche dei Comuni associati e la promozione delle attività legate alla  lettura e alla valorizzazione del patrimonio librario e documentario. Ecco perchè il Sistema Bibliotecario della C.M. ha deciso di occuparsi degli archivi creando un sistema, analogo a quello bibliotecario, dove Comuni, Comunità Montana, Sovrintendenza archivistica, Provincia, Regione, attraverso un protocollo d'intesa e ognuno nell'ambito delle proprie specifiche competenze, perseguono gli stessi fini.

"La salvaguardia, la conoscenza e la valorizzazione del patrimonio archivistico – sono parole dell'assessore della C.M. alle politiche scolastiche e culturali Fabrizio Giuliani - si possono raggiungere solo attraverso l'adesione di tutti i patner a degli standard operativi comuni.

Per cui il Sistema Archivistico, avrà un'équipe formata da archivisti qualificati con il compito di riordinare gli archivi, operatori culturali in grado di tenere aperte le strutture e un coordinatore con compiti di progettazione e verifica. L'intervento di riordino di un archivio disordinato ha una sua specificità che si distingue dagli atri tipi di catalogazione di beni culturali. La documentazione archivistica non è solo significativa a livello di singoli pezzi (l'informazione contenuta in un singolo documento), ma assume significato soprattutto per i legami che si creano alla formazione dell'archivio tra un documento e l'altro".

I compiti di un archivista, li spiega la coordinatrice del Sistema Bibliotecario Locale, Stefania Romagnoli "non sono solo la catalogazione dei singoli pezzi, ma la ricostruzione, in fase di riordino, della struttura originaria o tradizionale che l'archivio ebbe alla sua formazione.

A conclusione di questo complesso intervento, che richiede  la conoscenza non solo delle carte schedate ma anche dal funzionamento dell'ente e del contesto storico istituzionale in cui ha operato, l'archivista redige un inventario dettagliato che permette all'ente proprietario dell'archivio e agli studiosi di svolgere ricerche. Ognuno dei Comuni del comprensorio possiede un proprio archivio storico, contenente documentazione molto antica: ma quasi mai corrispondente alle origini e alla nascita dell'istituzione comunale che, purtroppo, per motivi sia logistici, sia funzionali non sempre risulta conservata correttamente, con possibili gravi danni sia in termini di perdita documentaria (furti, sottrazioni e distruzioni) sia in termini di preservazione fisica con normale deperimento".

"Una volta riordinato e inventariato gli archivi – conclude l'assessore Giuliani - si passerà alla fase di consultazione e valorizzazione dei documenti attraverso la consultazione on-line  nel portale del Sistema Bibliotecario,  l'apertura al pubblico, mostre, pubblicazione di cataloghi e attività di didattica. Pertanto Il Sistema Bibliotecario ha bandito una selezione pubblica per titoli per il conferimento di n. 2 incarichi di archivisti destinati all'ordinamento e alla inventariazione degli archivi storico dei Comuni della Comunità Montana. Per   eventuali   chiarimenti  ed  informazioni  gli  interessati potranno rivolgersi all'Ufficio Cultura della Comunità Montana dell'Esino Frasassi [telefono n. 0732695206 o 0732695216, dalle ore 8,00 alle ore 14,00]. Il bando è scaricabile dal sito dell'Informagiovani di Fabriano e scade il 7 maggio.